Zapytanie ofertowe usługi pocztowe do 14 000.-Eu  

ielsk Podlaski 2013.10.07

Zapytanie ofertowe

 Zwracamy się z uprzejmą prośbą o złożenie oferty cenowej na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w okresie 24 miesięcy od dnia podpisania umowy dla Urzędu Miasta Bielsk Podlaski, 17-100 Bielsk Podlaski, ul. Kopernika 1.

1. Wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza 14.000 Euro.

2. Przedmiotem zamówienia jest: świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w okresie 24 miesięcy od dnia podpisania umowy dla Urzędu Miasta Bielsk Podlaski. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

2.1. Przedmiotem zamówienia są usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym dotyczące przesyłek listowych oraz paczek polegające na:

1) w obrocie krajowym – przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych, ekonomicznych, priorytetowych i rejestrowanych, paczek ekonomicznych i priorytetowych oraz usług komplementarnych,

2) w obrocie zagranicznym – przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych ekonomicznych, priorytetowych i rejestrowanych, paczek ekonomicznych i priorytetowych oraz usług komplementarnych,

3) doręczeniu lub wydaniu przesyłek, o których mowa w pkt. 1) i 2), zwracanych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy.

2.2.W ramach świadczenia w/w usług Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania m.in. następujących czynności:

1) potwierdzania w pocztowej książce nadawczej przyjętych do wyekspediowania w kraju i za granicę przesyłek listowych oraz zestawienia nadanych przesyłek dla przesyłek zwykłych.

2.3. Do obowiązków Zamawiającego będzie należeć:

1) dostarczania i odbierania przesyłek do siedziby Wykonawcy

2) umieszczanie na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacji jednoznacznie identyfikującej nadawcę i adresata,

3) umieszczanie w lewym górnym rogu przesyłek swojej nazwy oraz adresu w pełnym brzmieniu.

4) wypełnianie pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach dla wysyłanych przesyłek rejestrowanych, (oryginał książki nadawczej pozostanie  u Wykonawcy, natomiast kopię, na której Wykonawca kwituje odbiór przesyłek, zatrzyma Zamawiający),

5) dostarczanie Wykonawcy, przy nadawaniu zwykłych przesyłek listowych, zestawienia zawierającego ilość nadawanych przesyłek, zaopatrzonego w odcisk pieczęci firmowej Zamawiającego,

6) stosowanie do przesyłek listowych z potwierdzeniem odbioru druków potwierdzenia odbioru zgodnych ze wzorami Wykonawcy,

2.3. Rozliczanie należności za wykonane usługi pocztowe odbywać się będzie miesięcznie.

2.4. Podstawą obliczenia należnych opłat będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone w okresie rozliczeniowym, stwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych oraz obowiązujących opłat i ustalonych opustów. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane – ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych/zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzonego przez placówkę Wykonawcy.

2.5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia ogólnej ilości usług pocztowych, wynikającej z formularza oferty.

2.6. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek wykonywane będzie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z2012 r. poz. 1529, rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (D. U. Nr 183 poz. 1795 ze zm.), a w przypadku usługi pocztowej w obrocie zagranicznym – zgodnie                                 z międzynarodowymi przepisami pocztowymi.

2.7. Zasięg terytorialny działania Wykonawcy w zakresie przedmiotu zamówienia winien obejmować co najmniej całą Polskę i wszystkie kraje Unii Europejskiej.

3. Wymagane warunki realizacji zamówienia:

Wykonawca zrealizuje zamówienie sukcesywnie przez okres 24 miesięcy od dnia podpisania

umowy. W trakcie realizacji zamówienia dopuszczalna jest zmiana cen świadczonych usług zgodnie ze zmianą cennika Wykonawcy (zmiana cen musi uwzględniać zaoferowany rabat).

4.Zaoferowana cena oferty musi uwzględniać wszystkie wyszczególnione powyżej warunki. Wykonawca jest zobowiązany do wypełnienia "Formularza cenowego" i określenia w nim cen na wszystkie elementy zamówienia. Cenę oferty stanowi suma wartości wszystkich pozycji "Formularza cenowego", zawierająca wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia (wszystkie wyszczególnione powyżej warunki). Wyliczenie poszczególnych pozycji powinno następować zgodnie z algorytmem przedstawionym w nagłówku Formularza cenowego.

5. Oferta musi zawierać następujące dokumenty:

5.1 Zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez  Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej (art. 6 ust. 1  Prawa pocztowego).

5.2.Wypełniony i podpisany formularz ofertowy (wzór w załączeniu).

6.Oferta powinna być podpisana przez osoby umocowane do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy. Umocowanie do złożenia ofert winno być dołączone do oferty o ile nie wynika ono wprost z innych dokumentów załączonych do oferty.

7. Oferty należy składać na „Biurze Podawczym”  Urzędu Miasta Bielsk Podlaski 17-100 Bielsk Podlaski, ul. Kopernika 1 do dnia 15 października 2013 r.  do godziny  15⁰⁰  w kopertach z dopiskiem - „Oferta na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w okresie 24 miesięcy od dnia podpisania umowy dla Urzędu Miasta Bielsk Podlaski ”. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 16 października 2013 r. o godzinie 10⁰⁰ w Urzędzie Miasta Bielsk Podlaski, ul. Kopernika 1, 17-100 Bielsk Podlaski (pokój nr 5).

8. Zamawiający wybierze ofertę z najniższą zaoferowaną ceną, (jeśli oferta z najniższą ceną nie przekroczy kwoty, jaką Zamawiający przeznaczył na realizację zamówienia). Jeśli wykonawca, którego oferta została wybrana będzie się uchylał od podpisania umowy w miejscu i czasie wyznaczonym przez Zamawiającego- Zamawiający wybierze ofertę sklasyfikowaną jako następna według cen (jeśli cena oferty kolejnej nie będzie wyższa niż kwota jaką Zamawiający przeznaczył na realizację zamówienia). W przypadku, gdy zostaną złożone dwie oferty o równych a zarazem najniższych cenach Wykonawcy, którzy złożyli te oferty zostaną poproszeni o złożenie ofert dodatkowych z ceną nie wyższą od zaoferowanej   w ofercie podstawowej – do skutecznego rozstrzygnięcia postępowania. Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa.

 9.Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Urszula Gościk , tel. 85 7318144

 Eugeniusz Berezowiec
Burmistrz Miasta

Załącznik nr 1 Formularz ofertowy

Nazwa i adres Wykonawcy:

........................................................

.......................................................

Wykonamy świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w okresie 24 miesięcy od dnia podpisania umowy dla Urzędu Miasta Bielsk Podlaski zgodnie z wymogami Zamawiającego za cenę:    ………………………………….. brutto PLN

(słownie):.........................................................................................................

data i podpis upoważnionego przedstawiciela

 Załączniki:

2. umocowanie do złożenia oferty ( o ile nie wynika ono wprost z innych dokumentów załączonych do oferty)

3. Zaświadczenie  o wpisie do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego  przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej (art. 6 ust. 1  Prawa pocztowego).